Schwarzlicht-Cup 2018 (Volleyball)

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Darum geht’s!

Projektverlauf

Allgemeines:

Am Samstag, 13.10.2018 wurde der 2. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cup 2018 in Zeven organisiert und ausgetragen. Dieser bestand aus drei Teilen: 1. NSO Youth-Camp (vereinsübergreifendes Trainingslager für die Altersklasse U16), Sound-Patrol Youth-Cup (Schwarzlicht-Turnier für Altersklasse U27) und Sound-Patrol MixedNight-Cup (Schwarzlicht-Turnier addiertes Gesamtalter auf dem Feld Ü170). Am Camp nahmen unter der Leitung von NWVV-Kadertrainer Benjamin Tietje rund 40 Kinder teil. Am Youth-Cup nahmen 12 Teams mit über 80 Jugendlichen teil. Am MixedNight-Cup nahmen 12 Teams mit ebenfalls rund 80 Personen teil. Während der Cups gestalteten eine Gruppe von rund 20 jungen Tänzerinnen des TuS Zeven sowie die Einrad-Gruppe Uni4Cycle ein buntes Rahmenprogramm.

Zeitplan Event:

  • Freitag, 12.10.2018, ab 18:30 Uhr: Aufbau
  • Samstag, 13.10.2018
  • 09:00 Uhr: Hallenöffnung und Anmeldung NSO Youth-Camp
  • 10:00 – 15:30 Uhr: NSO Youth-Camp inkl. Mittagspause
  • 18:00 Uhr: offizielle Eröffnung Youth-Cup (Tanz, Einrad, selbstgedrehtes Intro-Video inkl. Sicherheitshinweise)
  • 18:30 Uhr: Aufwärmen, anschließend Spielbeginn
  • 21:00 Uhr: Ende Gruppenphase, Tanzshow
  • 22:15 Uhr: Finale Youth-Cup
  • 22:30 Uhr: Siegerehrung (Glaspokale für Plätze 1 – 3 sowie Glaspokale für Sonderpreise „Fair Play“, „Stimmungskanonen“ und „Malermeister“); anschließend Eröffnung MixedNight-Cup
  • 23:30 Uhr: Spielbeginn MixedNight-Cup
  • 04:00 Uhr: Finale MixedNight-Cup
  • 04:30 Uhr: Siegerehrung MixedNight-Cup, anschließend Abbau

Anmeldung:

Die Teilnehmenden konnten sich im Vorfeld über die Veranstaltungshomepage anmelden – als Einzelperson, Gruppe oder ganze Mannschaft. Meldeschluss war der 14.09.2017. Je nach Anmeldedatum und Programmpunkt betrug das Startgeld zwischen 6,50 € und 12,50 € pro Person, das im Vorfeld zu überweisen war. Darin enthalten waren ein Neon-Shirt sowie Schwarzlicht-Tattoos. Vor Ort wurde im Eingangsbereich der Eventhalle ein Anmeldetresen aufgebaut, an dem sich die Teilnehmenden in die TNListe eintragen mussten. Dort wurden auch die Shirts und Tattoos verteilt.

Material und Aufbau:

Im Rahmen zahlreicher Planungsmeetings (persönlich und via Skype) des J-Teams wurden Materiallisten erstellt, Kostenkalkulationen vorgenommen, Materialien bestellt, der Auf- und Abbau geplant, etc. für den Spielbetrieb und die Dekoration wurden folgende Materialien angeschafft:

  • Neon-Klebeband
  • Knicklichter
  • Neon-Tattoos
  • Neon-Shirts (J-Team mit eigener Farbe)
  • Neon-Plakate
  • Neon-Girlanden
  • LED-Sticks für Zuschauer

Zudem konnten die Bälle sowie Bettlaken aus dem Vorjahr erneut verwendet werden. Die technische Ausstattung (Schwarzlicht-Lampen, Stative, Leinwand, Beamer) wurde vom Hauptsponsor Sound-Patrol Veranstaltungstechnik aus Rotenburg (Wümme) bereitgestellt. Der gesamte Aufbau für die Veranstaltung fand gemeinsam mit dem Hauptsponsor am Freitag, 12.10.2018 ab 18:30 Uhr statt.

Finanzierung und Sponsoring:

Es wurden individuell auf die anzusprechenden Sponsoren und Partner zugeschnittene Sponsoringangebote, Sponsoringpakete, etc. erstellt. Die Akquise lief insbesondere über bestehende Kontakte aus dem Vorjahr. Mit den Sponsoren wurden individuelle Sponsoring-Verträge geschlossen. Insgesamt konnten für die Veranstaltung folgende Sponsoren und Förderer gewonnen werden:

  • LSB Niedersachsen, Sportjugend Niedersachsen, Land Niedersachsen (Projektantrag)
  • TuS Zeven als Ausrichter
  • Sound-Patrol Veranstaltungstechnik (Rotenburg/Wümme)
  • Sparkasse Rotenburg-Osterholz
  • Glaserei Ahlgrim (Zeven)
  • Bäckerei Schwarz (Elsdorf)
  • NSO-Team (Hamburg)

Allen Sponsoren und Förderern wurde vorab eine Einladung zum Event zugeschickt, der auch teilweise sehr gerne nachgekommen wurde. Als Dankeschön für die Unterstützung wird zudem jedem Sponsor, Förderer und Partner ein Schwarzlicht-Cup Trinkglas überreicht.

Vermarktung:

Die Vermarktung des Events basierte auf vier Standbeinen, die im Team aufgeteilt wurden:

1. Homepage

Über die Homepage www.schwarzlicht-cup.de wurden allgemeine Informationen zum Event, zum J-Team, aktuelle Berichte, etc. bereitgestellt. Auch die Anmeldung konnte über die HP erfolgen. Zudem wurden die Homepage des NWVV sowie der Newsletter „Antene“ zur Verbreitung von Veranstaltungsinformationen sowie der Darstellung des J-Teams genutzt.

2. Social Media (Facebook & Instagram)

Für die primär anzusprechende Zielgruppe (Jugendliche) bot sich die Kommunikation über soziale Netzwerke an. Auf Facebook wurde u.a. über Anmeldefristen, die Vorbereitungen, Sponsorenengagements und die Veranstaltung an sich berichtet. Dabei kamen nicht nur Texte und Fotos, sondern auch verschiedene Videoformate zum Einsatz. Hier diente die Facebookseite des NWVV als Multiplikator der kommunizierten Inhalte. Neu hinzu kam zudem ein Instagram-Kanal, über den insbesondere auch nach der Veranstaltung Fotos und Videos geteilt wurden und werden.

3. Pressearbeit

Mit regelmäßig verschickten Pressemitteilungen an regionale Pressevertreter sowie Sponsoren und Förderer konnten diverse Publikationen in der Zevener Zeitung und im Stader Tageblatt vor und nach dem Event erreicht werden. Auch der größte deutschsprachige Volleyball-Blog, der Volleyballfreak, berichtete umfangreich über die Veranstaltung.

4. Mailing und direkte Ansprache potentieller TN

Auch über diverse Mailverteiler, WhatsApp-Gruppen und persönliche Gespräche im eigenen Umfeld konnte auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht und so TN akquiriert werden.

Da bereits vor Meldeschluss alle Startplätze vergeben waren lässt sich konstatieren, dass die ergriffenen Maßnahmen im Bereich der Vermarktung erfolgreich genutzt werden konnten.

Arbeit und Kommunikation im J-Team:

Die Arbeit im J-Team wurde nach Arbeitsbereichen auf die J-Teamer aufgeteilt. In regelmäßigen Meetings (persönlich, per Skype) wurden die aktuellen Arbeitsstände diskutiert, Ideen und Lösungsansätze gesammelt, bearbeitet und umgesetzt. Neben der persönlichen Kommunikation in Meetings wurde über eine eigene WhatsApp-Gruppe sowie via Skype kommuniziert.

Zielsetzungen & Methoden

Ziel des Schwarzlicht-Cups war es, Kindern und Jugendlichen aus der NWVV-Regionen Rotenburg/Stade die Sportart Volleyball in einer neuen, abwechslungsreichen Form erlebbar zu machen und den vereinsübergreifenden Austausch der Jugendlichen zu fördern. Der Spaß am gemeinsamen Sporttreiben in ungezwungener Atmosphäre mit vor Ort zusammengestellten Mannschaften sowie die gemeinsame Begeisterung „Volleyball“ sollte dabei im Vordergrund stehen. Übergeordnet stand das Ziel der Bindung des Volleyball-Nachwuchses an die Sportart.

Als Bestandteil eines Konzeptes zur Gewinnung junger Volleyballer sollte mit dem Event zudem (mediale) Aufmerksamkeit für die Sportart generiert werden. Durch ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm und eine noch attraktivere Dekoration sollten im Vergleich zum Vorjahr weitere Anreize für Zuschauer geschaffen werden. Darüber hinaus sollte auf die Möglichkeit von projektorientierter Freiwilligenarbeit hingewiesen werden, um das Thema „Ehrenamt“ auch für weitere Jugendliche, die z.B. noch nicht im JTeam aktiv sind, attraktiver zu machen. Denn an Nachwuchs fehlt es nicht nur auf dem Feld, sondern auch abseits davon auf administrativer Ebene.

Zur Verwirklichung dieser Ziele sollten u.a. folgende Maßnahmen umgesetzt werden:

  • Entwicklung eines zielgruppenspezifischen Rahmenprogramms
  • zielgruppenfreundliche Preise (Teilnahmegebühr, Catering)
  • Eröffnung und Siegerehrung mit Event-Charakter (Preise für alle Teilnehmer, musikalischeUntermalung/Dramaturgie, etc.)
  • Giveaways und Neon-Shirts für alle Teilnehmer
  • Dekoration entsprechend des Event-Formats „Schwarzlicht“ (Tattoos, Neon-Acryl-Transparente, Beamer-Projektionen und Musik in der Halle, etc.)
  • professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Online und Print)
    1. Aussendung von Pressemitteilungen an lokale und regionale Pressevertrete
    2. Event-Homepage, Facebook und Instagram
    3. Die erste Auflage des Schwarzlicht-Cups im Jahr 2017 fand erfreulicherweise weit über die Grenzen Niedersachsens hinaus Beachtung (z.B. Volleyball Magazin, Unicum). Dieser erfreuliche Trend soll auch 2018 fortgesetzt werden.

Weiterentwicklung

Erfahrungen & Ergebnisse

Das innovative Eventformat Schwarzlicht-Cup wurde erfolgreich weiterentwickelt. Über 120 Kinder und Jugendliche aus den Landkreisen Rotenburg, Stade, Winsen/Luhe und Umgebung im Alter bis 26 Jahren nutzten die Möglichkeiten, ihre Sportart einmal in einem ganz neuen Licht zu erleben und im vereinsübergreifenden Trainingscamp neue Trainingsimpulse zu sammeln. Dass die innovative Idee, Volleyball in dunkler Halle zu spielen, für die Jugendlichen eine tolle Abwechslung war, zeigt schon, dass bereits vor Meldeschluss alle Startplätze vergeben waren. Vor Ort erlebte man eine unglaublich tolle, emotionale und faire Stimmung. Neben dem Sport unterhielten sich die TN mit anderen Jugendlichen im Cateringbereich bzw. auf der Tribüne oder feuerten die anderen Teams lautstark an. Auch viele Eltern, Vereinsmitglieder und Interessierte fanden den Weg in die Halle, um sich die neue Form des Volleyballs einmal anzuschauen. Auch von dieser Zielgruppe gab es viele positive Rückmeldungen zum Event, besonders auch zur verbesserten Dekoration.

Ob das Ziel „Bindung an die Sportart“ mit der Event realisiert werden konnte, ist sehr schwer zu beurteilen und kann – wenn überhaupt – nur in einer langfristigen Perspektive beantwortet werden. Aufmerksamkeit für das junge Engagement wurde über die konsequente Kommunikation auf allen Kommunikationskanälen (Pressemitteilungen, Interviews mit Redakteuren, Homepage, Facebook) generiert. Zudem konnte Interesse an einer Mitarbeit im J-Team durch persönliche Gespräche im Verein teilweise geweckt werden.

Insbesondere der MixedNight-Cup zeigte, dass das Format bundesweite Bekanntheit erlangt hat. Es konnten Teams aus Emden, Mecklenburg-Vorpommern und Nordrhein-Westfalen begrüßt werden.

Schlussfolgerung & Perspektive

Mit dem Event konnte der Spaß an der Sportart und der vereinsübergreifende Austausch junger Volleyballerinnen und Volleyballer gestärkt werden. Die Rufe nach einer Wiederholung seitens der Teilnehmenden sowie die tolle Atmosphäre vor Ort bestätigen, dass mit dem 2. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cup 2018 ein Nerv der Jugendlichen getroffen werden konnte. Die Hoffnung, damit eine stärkere Bindung an die Sportart Volleyball erzielt zu haben, bestärkt sich auch im J-Team. Eine dritte Auflage soll folgen. Die Arbeit an einem solch umfangreichen Projekt hat für die J-Teamer einen hohen persönlichen Nutzen.

Jedes Teammitglied hat sich in unterschiedlicher Weise und nach eigenen Fähigkeiten und Interessen eingebracht und sich so fachlich und/oder persönlich positiv weiterentwickeln können.

Folgende Punkte sollten bei einer Folgeveranstaltung besser / anders gemacht werden (u.a. Ergebnisse einer Teilnehmerbefragung im Nachgang der Veranstaltung):

  • Höhere Kommunikationsdisziplin innerhalb des J-Teams (Antworten in WhatsApp-Gruppen, Teilnahme an Meetings, etc.)
  • Höhere Verbindlichkeit bei übernommenen Aufgaben zu bestimmter Deadline
  • Noch bessere Aufteilung der Arbeitsbereiche auf alle Schultern
  • Weiterentwicklung des Anmeldeverfahrens (Einzelmeldungen oder Mannschaftsmeldungen)
  • Weiterentwicklung der Online-Kommunikation, insbesondere Ausbau der Social Media Kommunikation
  • Mehr Bälle zum Einspielen bereithalten
  • Lüftung der Halle optimieren

Hast Du noch Fragen oder brauchst Du Hilfe?

Für allgemeine Informationen und Anfragen zu den Vereinshelden wende Dich bitte an:

info@vereinshelden.org